Autores principales: Renzo Lavin & Carolina Cornejo (ACIJ)
- Módulo 02
- Difusión de los resultados de las auditorías a diferentes actores externos interesados
Difusión de los resultados de las auditorías a diferentes actores externos interesados
Cómo diseñar una estrategia de comunicación
Comunicar los resultados de auditoría es fundamental para el cumplimiento de los mandatos de las EFS. La comunicación efectiva implica diseñar una estrategia global y establecer responsabilidades para alcanzar sus objetivos.
¿Quién está a cargo?
Una vez que se dirige a un público determinado, ¿quién estará a cargo de las actividades posteriores? Dado que, como cualquier otra parte de los procesos de las EFS, se debe trabajar en equipo, la distribución clara de tareas y elaboración de informes es de crucial importancia.
| ¿Quién va a redactar el comunicado? |
El personal que trabaja en el área de prensa o de comunicación de la EFS puede estar a cargo; pero, para entregar el mensaje de forma precisa y clara, necesitará información del equipo de auditoría. Se debe garantizar el diálogo entre ellos con el fin de enriquecer el comunicado que se emitirá al público, quien seguramente centre su atención en este comunicado y no en el informe en sí. |
| ¿Quién entregará el comunicado? |
Algunos funcionarios de las EFS pueden comunicarse regularmente con los receptores específicos de los informes de auditoría. Estas relaciones son importantes para mantener un diálogo sostenido. Sin embargo, cuando ya se estableció una relación de confianza mutua, no debe desperdiciarse ni el tiempo ni los recursos. |
| ¿Quién publicará el informe? |
La publicación de la noticia en la página web de la EFS puede ser una tarea sencilla, pero es importante que la persona a cargo tenga experiencia y pueda hacerlo de manera oportuna. |
| ¿Quién emitirá una opinión pública sobre los resultados de auditoría? |
Si la prensa u otros actores externos interesados solicita más información sobre un informe, el personal debe estar en condiciones de emitir una opinión oficial para respaldar los resultados obtenidos. También se debe decidir quién estará a cargo de emitir dicha opinión antes de enviar el informe. |
¿Qué tipo de estrategia?
La divulgación del informe incluye una conclusión sobre la conveniencia de fomentar una estrategia de comunicación general o focalizada (aunque no son mutuamente excluyentes). Los objetivos deben ser claros, y se debe determinar qué recursos hay disponibles antes de distribuir el informe.
| GENERAL | FOCALIZADA | |
| PROS |
No exige enormes esfuerzos ni tiempo. Mediante la elaboración de un único comunicado, se puede llegar rápidamente a todo el público. Cuando se difunde un informe que cubre un tema que está en el ojo público, las estrategias generales de comunicación pueden ser muy eficaces. |
Permite aumentar el interés de un público específico, que puede crear nuevas medidas respecto de los resultados de las EFS. Una estrategia focalizada es más eficaz para la mejora de la eficacia de los informes que cubren un tema desconocido, que puede pasar desapercibido por el público general. |
| CONTRAS |
No se llegará a todos los actores externos interesados a menos que se dirija específicamente a ellos. Muy a menudo, el público no se sentirá obligado a responder a menos que sea contactado directamente. |
Requiere tiempo y esfuerzo. Se debe identificar y dirigir el mensaje a la persona más idónea que trabaje en el tema. ¿Por qué el informe es de interés para esta persona? ¿Esta persona puede hacer algún aporte? Se debe tomar en consideración el trabajo anterior o la agenda de esa persona. |
Al decidir sobre una estrategia de comunicación, se deben evaluar varios aspectos (incluido el entorno socio-político), y esto incluye los objetivos establecidos y recursos disponibles:
- ¿El tema en cuestión requiere acción urgente? ¿El sujeto ha recibido una amplia cobertura mediática en las últimas semanas? En ese caso, hay un tiempo limitado para desarrollar una estrategia focalizada. La información debe ser enviada de inmediato para aprovechar la oportunidad y llamar la atención sobre los resultados de auditoría. Sin embargo, siempre que exista una base de datos de posibles beneficiarios, se pueden incluir algunos receptores específicos que podrán ser contactados de forma directa con el fin de ampliar el impacto y mejorar aún más la visibilidad del trabajo de auditoría.
- ¿Es probable que aumente el interés de un público específico sobre el tema? ¿Es demasiado específico o complejo? En este caso, intente una estrategia focalizada. Capture el interés del público al que se dirige. Muéstreles cómo el informe puede enriquecer la agenda por la que están trabajando; y manténgase abierto a recibir comentarios, o, mejor aún, solicite comentarios. Hay que tener en cuenta que el diálogo es el primer paso hacia la participación sostenida. Una vez que haya interactuado con el público, se hace más fácil obtener su participación en el futuro porque ahora tienen un interés en la auditoría y están familiarizados con el proceso de colaboración. A medida que aumenta la participación, se puede ir construyendo una base de datos que hará posible identificar a un público en particular cuando sea necesario en el futuro.
2015 Copyright - World Bank Group, ACIJ & OLACEFS
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