Autores principales: Renzo Lavin & Carolina Cornejo (ACIJ)
- Módulo 02
- Cómo hablar el lenguaje de la ciudadanía
Cómo hablar el lenguaje de la ciudadanía
¿Cómo deben redactarse los informes?
La redacción de informes debe ser clara y precisa a fin de mejorar la accesibilidad para los actores externos interesados. Algunas pautas generales pueden ayudar a los auditores a redactar informes de auditoría de una manera que sea comprensible para el ciudadano medio:
Usar un lenguaje sencillo y conciso.
Se debe evitar el uso de jerga técnica y palabras ambiguas al mismo tiempo que se deben evitar detalles innecesarios. Debido a que el público en general no tiene experiencia con las auditorías, el lenguaje complejo puede distraerlos de las principales cuestiones planteadas en los informes.
Proporcionar una estructura general clara.
Al igual que con cualquier otro documento, los informes de auditoría deben seguir una estructura lógica y coherente, y contar con una serie de puntos de acceso a sus mensajes. Se debe incluir un índice o tabla de contenidos, así como un resumen ejecutivo.
Evitar frases y párrafos largos.
Los lectores comprenden y recuerdan más fácilmente la información cuando se la divide en frases cortas. Se deben utilizar viñetas al detallar varios hechos relacionados con el mismo tema. Del mismo modo, las oraciones temáticas deben ser concisas y proporcionar una idea general de lo que trata el párrafo.
Incluir elementos gráficos de apoyo a la información.
Las ilustraciones, gráficos, diagramas y otros recursos visuales ayudan a mantener al lector interesado en el tema y mejora aún más la comprensión del texto. También deben utilizarse títulos, etiquetas y referencias.
Proporcionar información de las auditorías anteriores de la misma entidad.
Los informes pueden ser de gran valor para el seguimiento del cumplimiento de las recomendaciones de auditoría a lo largo del tiempo. Los resultados de las auditorías previas sirven para demostrar su utilidad, y ayudan a atraer la atención de otros grupos de interés que podrían ser posibles aliados; y esto, en conjunto, puede mejorar la respuesta a las observaciones emitidas.
Resumir las principales conclusiones en una breve conclusión.
La evidencia obtenida a través de los procesos de auditoría debe ser precisa y utilizarse de forma práctica. El informe debe explicar claramente las áreas en las que la entidad puede mejorar su gestión y cómo se pueden lograr esas mejoras.
Hacer recomendaciones de auditoría que sean claramente visibles y comprensibles.
Teniendo en cuenta que el principal desafío es promover el uso de informes para mejorar la eficacia de sus observaciones, es importante dirigir la atención hacia los resultados de modo de alentar las acciones correctivas y la supervisión. Las recomendaciones deben ser expresadas en un lenguaje comprensible e incluirse en cajas, tablas, o una lista con viñetas. Debe estar claro qué es lo que hay que hacer (es decir, se debe detallar por qué, dónde, cuándo y cómo hay que hacerlo); y, principalmente, el informe debe destacar quién debe realizar esas acciones.
Obtener el apoyo de colegas.
La redacción de informes debe ser un esfuerzo de equipo, y los co-redactores deben poder leer los informes e incluso pedirle a alguien de afuera, que no esté directamente relacionado con el deber técnico de auditar, que edite o revise los borradores. Es más probable que un revisor externo identifique qué funciona y qué no se comprende bien.
“Cómo incrementar el uso e impacto de los informes de auditoría”
Consulte la guía para las EFS desarrolladas por el Comité de Creación de Capacidades de INTOSAI, que hace lo siguiente:
- Explora las prácticas que se pueden introducir para mejorar el uso de los informes de auditoría
- Explica cómo la consulta puede promover el uso de los informes de auditoría
- Analiza cómo las EFS pueden interactuar con los principales receptores del informe de auditoría, y cómo esa interacción puede ser afinada para hacer informes de auditoría más relevantes y útiles para los auditados y otros actores externos interesados.
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